Ông Bùi Văn Lương, Chánh Văn phòng Công ty Điện lực Sơn La trao đổi: Cùng với các đơn vị trong Tập đoàn, tại Công ty Điện lực Sơn La đã ứng dụng và khai thác có hiệu quả các phần mềm, chương trình và đang dần số hóa các lĩnh vực chuyên môn theo đề án của Công ty và Tổng công ty đã đề ra. Trong đó, lĩnh vực Văn phòng được quan tâm đẩy mạnh. Công ty đã thực hiện ký số văn bản đạt tỷ lệ 100%, trong 9 tháng đầu năm 2021, Công ty đã phát hành 4.454 văn bản ký số. Triển khai 100% văn bản nội bộ hiển thị trực quan chữ ký và ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền mà không dùng đến bản giấy. Công tác phối hợp giữa các phòng ban, đơn vị và Văn thư được thuận lợi nhanh chóng, rút ngắn thời gian trình lãnh đạo ký và lấy số tại Văn thư. Quy trình phát hành văn bản được kịp thời, chính xác hơn, mang lại hiệu quả cao. Kết nối với Cổng thông tin điện tử tỉnh Sơn La để nhận và chuyển văn bản đi đến 2 chiều trên hệ thống. Việc thực hiện chữ ký số có thể thao tác, xử lý văn bản ở mọi lúc, mọi nơi, không hạn chế về khoảng cách, thời gian, các loại văn bản đến, đi đều được văn thư số hóa, cập nhập chuyển đến lãnh đạo xử lý và giao việc cho các phòng chuyên môn hoặc cá nhân, việc lưu trữ điện tử cũng được số hóa không phải lưu nhiều văn bản như trước.
Trong 9 tháng đầu năm 2021 đơn vị đã lập hồ sơ công việc điện tử, giao nộp ngay sau khi công việc kết thúc là 123 hồ sơ đạt 100%. Số hóa giảm số lượng cuộc họp và tổ chức họp trực tuyến, tích hợp các cuộc họp có nội dung liên quan thành một cuộc họp, tích hợp đăng ký công việc và báo cáo thực hiện công việc trên Eoffice. Tổng số lượng cuộc họp 84 cuộc. Số lượng cuộc họp giữa các tháng giao động từ 6-14 cuộc họp, có xu hướng giảm từ 10-20% (từ 1-2 cuộc họp) Đặt ra chỉ tiêu mỗi tháng giảm 5% số lượng cuộc họp so với tháng trước liền kề. Từ tháng 12/2020 đơn vị không sử dụng tài liệu giấy trong các cuộc họp đạt 99%, chỉ sử dụng tài liệu giấy trong các cuộc họp thương thảo hợp đồng với đối tác và các với các đoàn kiểm tra ngoài ngành.
Để nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực Văn phòng, năm qua đơn vị đã có sáng kiến về lưu trữ điện tử và ký số Lệnh xe được đưa vào áp dụng. Công tác điều phối phương tiện được xử lý kịp thời, các trường hợp cần xe khẩn cấp phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị được đáp ứng, việc lưu trữ điện tử và ký số Lệnh xe đã rút ngắn được thời gian, tiết kiệm được kinh phí, nhân lực, nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc.
Việc áp dụng Văn phòng điện tử (E-office) đã giúp cho cán bộ công nhân viên ngành Điện làm việc chuyên nghiệp hơn, nâng cao hiệu quả trong quản lý và điều hành, năng suất lao động, tiết kiệm chi phí góp phần trong triển khai thực hiện chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Thu Hiền
